新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

进入21世纪，我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。目前面临的是一个世界格局多极化和国际贸易一全化的社会。随着信息经济的出现、互联网及全球通讯的飞速发展，信息发挥着愈来愈重要的作用。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此，现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。那么，新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？笔者认为要做好信息工作，应该从三大方面去下功夫。

一、要树立四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者决策的前、中、后期都离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，要更好地为领导者提供信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、树立信息意识

邓小平同志曾经说过：做管理工作的人没有信息就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”指的是领导者和做决策之人，秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。具体来说，撰拟公文是进行信息的加工，办理公文是进行信息的获取与传递，立卷归档是进行信息的贮存，调查研究、组织会议、接待来宾、打电话等也是信息的沟通过程。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务；这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。

2、树立政治意识

社会生活中是一刻也离不开政治的，政治是经济的集中表现。邓小平就说过“社会主义现代化建设是我们当前最大的政治”。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性，要把江泽民同志提出的“三个代表”重要思想贯穿于信息工作的全过程。“三个代表”是我党的立党之本、执政之基、力量之源，不仅在信息工作的指导思想上要体现“三个代表”的要求，而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要体现“三个代表”的要求；把党和人民的利益放在首位，以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。

3、树立创新意识

为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中，如何捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，这就要求秘书人员必须具备创新意识。所谓创新，就是主体综合各方面信息形成特定目标，进而产生有社会价值的新成果之过程。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。江泽民同志指出：“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，卫星通信技术和计算机网络的迅速以展，信息高速公路的延伸，使得信息沟通的范围更广、速度更快、效果更好，这极大地方便了人们对信息的获取，开阔了人们的眼界；同时也促使人们改变以往的思想观念、思维方式。在新世纪，领导者的决策也将由经验型向科学化转变，对秘书工作，尤其是信息工作提出了更高的要求。秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。

4、树立全局意识

全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。

二、要提高信息质量

领导者工作的核心就是一系列的决策，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。决策前，要掌握各种信息，找出问题的症结，找出矛盾中的主要矛盾，从而确定正确的决策目标；决策中，依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，作出正确的决断；决策后，还要掌握反馈信息，对原决策进行评估、控制和调整。领导者的这一决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务，都需要信息基础作用的充分发挥。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。

1、提高信息质量，应准确把握报送内容

向领导者报送信息，是为领导者中心工作服务的。服务的效果如何，主要取决于报送的信息是否对领导者科学活动有适用性、可用性，取决于信息对领导者科学决策和有效管理的正向推动与促进。要把满足领导者科学决策和指导工作的需求作为上报信息的主要内容。向领导者报送信息，不能有什么就报什么，随意地报、被动地报；而要围绕领导者关注的重大问题，主动地、有针对性地收集情况。比如，省市委决策出台前，要深入基层，搞好调查研究，为领导者提供一

些带有苗头性倾向性的新情况新问题；省市委决策出台后，要及时报送本地区本部门贯彻落实情况，以及采取的具体措施和出现的新情况新问题。

2、提高信息质量，应广泛开拓信息渠道

市场经济体制下，瞬息万变的市场每时每刻都会产生大量的信息。信息是有时效性的，必须迅速获得和及时处理，如不能迅速准确地收集、筛选、处理、传递，信息就失去效用。因此要广泛开拓信息渠道，充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息。

3、提高信息质量，应坚持实事求是原则

当前，我国的改革和发展中，出现了许多新问题新情况，而这些新问题新情况对领导者决策十分重要。因此，报送信息要讲真话道实情，原汁原味实实在在，一是一，二是二，不添枝加叶、不渲染夸大，更不生编硬造；必须实事求是反映事物的真实面貌。只有真实准确的信息才有益于领导者的决策和管理，虚假含混的信息不但无益，反而会导致工作失误造成损失。秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者；使报送的信息真正成为领导者了解民意的窗口。

4、提高信息质量，应着力挖掘特色信息

本部门与其他部门相比，肯定会有许多不同的特点和独特之处，对信息工作来说，这些不同点和独特处则应变成自己的特色，做到人无我有，人有我精。

三、要加强信息开发

信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。

1、分析微观的活动，控制潜在性信息

一般而言，多数信息只是反映微观活动。这些信息，往往从不同角度反映宏观信息的一个方面，单个的并不能反映多少面上的问题，但同类信息多了，就能发现对宏观信息有一定影响的共性问题，如果我们深入分析，就可以小中见大，从中发现一些宏观趋势。因此，我们应该立足微观、着眼宏观，

抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。

2、观察苗头性问题，发现超前性信息

苗头信息的价值大部分是潜在的或间接的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行更大范围的类比分析和深入研究，多开发对超前决策有参考价值的倾向性信息，以更好地发挥参谋助手作用。

3、利用一次性信息，发展多次性信息

信息不能开发一次就了事，有些信息通过不断加工处理，会出现多次增值。这就要求对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。一方面，要抓住对全局有较大影响的重要问题，搞好定点开发，不断发现新问题，使信息在连续开发过程中不断增值。另一方面，要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，从广度和深度两方面，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。

4、总结过去和现在，开发预测性信息

在各类信息中，总是已知因素少，未知因素多。即使是已知因素，也往往是简单的、直观的，并不直接反映事物的本质。要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据。