乡镇建设档案管理工作措施

各乡镇人民政府（街道办事处）、县级各部门：

为加强和规范全县重点建设项目档案管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全，使档案工作更好地为全县“五个主题年”建设活动服务，按照《中华人民共和国档案法》、《 市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》和《 市档案局、 市发改委关于转发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（渝档发〔 〕）33号）的要求，经县政府同意，现就进一步加强重点建设项目档案管理工作通知如下：

一、做好项目档案工作的重大意义

重点建设项目是指由县政府投资主管部门组织或委托组织的在一定时期内对全县社会经济发展起决定作用的工程建设项目。

重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。它既是重点建设项目全过程的历史记录，又是项目投产运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，是整个项目管理不可缺少的重要环节。各有关乡镇（街道）、各部门要以对国家和人民负责的态度，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，切实加强重点建设项目档案的管理工作。

二、夯实重点建设项目档案工作基础

重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导所辖重点建设项目档案工作，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。即下达工程任务与提出科技文件材料归档同步，检查计划进度与检查材料形成情况同步，项目验收与档案验收同步。

重点项目建设、施工、监理单位应建立项目档案管理机构，明确分管领导，确定专（兼）职档案工作人员并切实履行项目文件材料的收集、整理和保管职责，建立统一领导、职责明确、运转协调的档案工作管理网络，健全档案工作规章制度，保障经费投入，设置档案用房，配备完善的档案设施设备，为开展项目档案工作打下坚实基础。

县档案局要成立专门的工作小组，配备业务骨干，依法对全县的重点建设项目档案工作进行跟踪调查、指导、检查，随时掌握项目档案资料的收集、保管、整理、归档情况，并牵头组织重点建设项目档案的专项验收工作。

三、做好重点建设项目档案的全程管理

（一）登记重点建设项目档案

县发改委、全县各重点建设项目主管部门、县档案局应密切配合、互通情况，摸清本行政区域内续建、新开工的重点建设项目底数。项目主管部门应督促所辖项目建设指挥部及时填写《 县重点建设项目档案管理登记表》（附件1）（含电子版）送县档案局。

（二）统一项目档案业务标准

县档案局应根据全县重点建设项目档案登记信息，本着体现主动性、把握规律性、富有创造性的原则，采取集中培训、现场指导与函电答疑相结合等形式，有计划、有步骤地开展重点建设项目档案服务工作，并适时联合有关部门开展重点建设项目档案专项执法检查，推动全县重点建设项目档案工作整体水平提高。

（三）规范整理项目档案文件

重点项目建设、勘察、设计、施工、监理等单位应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（dat28-20xx）的要求，制定并落实本单位重点建设项目档案的归档范围、分类方案和保管期限表，在各自的职责范围内及时做好重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。

重点建设项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、整理；勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理;施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位直接向多个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、整理。各项目单位档案资料要按规定向建设单位移交。

（四）规范项目档案验收程序

《重大建设项目档案验收办法》规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。”因此，凡本县范围内由市投资主管部门委托县投资主管部门组织验收和县投资主管部门组织验收的固定资产投资项目，应由县档案局按规定组织项目档案的验收。

在重大建设项目进行交、竣工验收前三个月，建设单位应组织勘测、设计、施工、监理、运营等有关单位的项目负责人、工程管理者对项目档案进行自检，形成自检报告报县档案局和建设项目主管部门，并按规定向县档案局提交档案验收申请，填报《重点建设项目档案验收申请表》（附件2）。县档案局在收到验收申请后10日内作出答复，并牵头组织成立由县档案局、县发改委、县城乡建委组成的档案验收组，对该项目文件材料的收集、整理及项目档案的完整性、准确性、系统性是否符合国家标准和规范要求进行全面检查验收。对验收合格的，出具《 县重点建设项目档案验收合格通知书》（附件3）；对验收不合格的，提出限期整改意见，县档案局将适时组织对该项目档案进行复查验收，直到整改合格为止。

在重大建设项目进行交、竣工验收时，应按规定通知县档案局参加。项目交、竣工报告中应包含由县档案局出具的档案验收意见。

（五）各施工单位、建设单位在项目验收结束后，必须按有关规定办理项目档案的移交手续，并及时向相关单位进行移交。

四、在项目实施过程中，不按规定对项目档案进行收集、整理、验收，造成档案不全、丢失或损毁的，依照《中华人民共和国档案法》、《 市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《 市纪委、市监察局、市档案局关于违反档案法律法规行为纪律处分暂行规定》（渝纪发〔 〕34号）的有关规定，依法追究相关单位及人员的责任。

抓好重点建设项目档案管理是服务我县“五个主题年”建设的重要内容，也是档案部门和项目主管部门服务中心、服务大局的重要职责。县档案局、各重点建设项目单位和项目主管部门要认真履行各自职责，加强组织领导，合力推动全县重点建设项目档案工作整体水平的不断提高。