学校政务公文编排格式

学校政务公文编排格式

中小学政务公文一般采用无文头、文号的非正式简化形式，俗称"白头文件",仅需对标准对应部分进行格式规范。

（一）版面部分

1.页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm,公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm.

参考说明：据上标准，下白边（俗称"地脚" ）应为35mm,右白边（俗称"前口"）为26mm.这样形成了版面"天宽地窄，左宽右窄"的形式，"天宽"符合传统习惯，且为阅读者批注留白。"左宽"的原因是给装订预留位置。版心即为文本区、文章区。

2.字体和字号。公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

3.行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

4.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

5.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm.单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

参考说明：

单面印刷时页码居中；加有封面（封皮）的材料，封面页不加页码。

排版时将页脚设置成28mm,即可实现"一字线上距版心下边缘7 mm".

（二）主体

1.标题。一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

参考说明：回行时，要做到词意完整。通俗讲就是回行不破词，即一个完整词语不能排在两行。还应回避：标题首行末不出现标点符号，涉及书名号、引号不回行。

2.正文。一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

参考说明：

（1）如果文中结构有两个层次的话，层次序数可以用"一、""（一）",也可以用"一、" "1.".后者是兼顾行文习惯问题，也能使行文结构比较紧促，但同一文中必须一致。

（2）如果小标题后另起行行文，则句尾不加标点符号。

（3）层次序数"（一）"易标注成"（一）、",多加一个顿号；"1."易标注成"1、",误将句点用成顿号。

（4）在具体文档编辑中，不建议使用计算机自动编号作为层级序数。建议使用手动输入，层级序号与文本属同一格式，便于编辑。

3.发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5. 特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或单位落款、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

二、实用文书的编排格式

（一）版面协调。版面是文件材料的第一印象，版面协调美观，是重视和尊重受阅者的体现，关系文本承载事务传达、报告、请示、审批的结果。天头、地脚、订口、切口的设置，可以参照公文格式或合理调整，但比例不能失调。应做到正文字号大小统一、行距统一、段距统一。行宽字大，有松散和人为增加文本厚度感觉，且浪费纸张。行窄字小，则给人造成阅读不便。

学校文件材料排版中常见的共性问题是：不设页边距，或默认页边距，天地不分；版心偏大、没有留白；不设行距，或默认单倍行距；不设置页码位置，默认位置偏低。版面设置不当，会在后期整理档案装订、裁切时，造成文档内容被遮压、裁损。学校常用的计划、通知、总结、方案、汇报、制度、经验材料等，应注重以上原则。

（二）行文规范。首先，符合汉语言应用文格式规范。行文格式规范是学校文件材料底线标准。如，避免出现层次序号混乱、段首不空两字等常识性问题。文本中数字的运用，具体在什么情形下用阿拉伯数字和汉字数字，都要遵循规范。其次，细节问题要协调统一。标题字体、小标题字体、正文正确运用标宋、黑体、楷体、仿宋等常用字型，少用或不用美术字、广告字、特效字和书法字。教师个人的文书，诸如教学计划、教学设计、学案、总结、课题报告、交流文稿、事迹材料等，都应做到相对规范，力求文本内容和编排形式相得益彰。

（三）务实灵活。近年来，学校在某些实用文书的编排和印制上，进行了积极的创新和有益的探索。如致家长信、学生通知书、宣传资料等，综合运用了图文、图表混排的广告宣传策略，突破了原有固化、呆板的格式。如果运用得当，会有效提升效果。此类形式，要在遵循文本规范和审美原则上进行创意，不花里胡哨，不繁琐杂乱，力求整体效果简明大方、精美雅致。

总之，教育行业从业人员属于技术岗位人员，在学校管理和教师教学中形成的文书材料，具有学术性、技术性和人文性的共同特征。文书材料格式规范，有利于教育教学工作实际应用，有助于学习、研究、交流、共享。