商业计划方案知识管理范例

为了向顾客演示如何能够使用微软技术建立知识管理解决方案，我们使用backoffice server 4.5 和 office 20xx建立了一个商业计划应用方案。 (visual studio 也被用在需要创建vbscript 的地方，但我们已为你提供了必要的程序代码。)一个做风险投资工作的知识工人-在本例子中是一个数据分析员-需要为执行经理创建每个季度的销售报告。这个分析员将使用一个自动作业流程来处理（从it接收最新的有效数据），联系动态数据创建一个报告，并把报告呈递执行小组。

大量关键的backoffice 和office 平台技术被逐步用到：

应用程序所提供的服务及其下层结构

• 用于构造数据库的sql server 7.0 、 olap 和决策支持服务。
• 用于协作和通讯的exchange server 5.5
• 用于内容搜索和网络站点管理的site server 3.0 。
• 用于网络应用程序服务的windows nt server internet information server 4.0 。

  用户和开发工具：

  • 用于终端用户生产力和应用软件开发的office 20xx
  • 用于企业应用软件开发的visual studio 6.0
  • 用于网络和应用程序访问的microsoft internet explorer 5.0

    backoffice server 4.5通过一种易配置易管理服务器组的形式交付其应用程序和下部构造服务，而office 20xx 则以一种易于使用的桌面形式交付其全面的生产性工具职能。开发者可以使用frontpage 20xx 和 visual interdev 6.0 网络开发系统（包括在backoffice server 4.5中），或者visual studio 6.0组和一般应用程序开发环境，并选择他或者她所熟悉的编程语言。

    另外， internet explorer 5.0 提供了一种易于使用的普遍的界面来访问数据，而outlook 20xx 和 access 20xx 提供了用于创建合作的、跟踪的和工作流程性质的应用程序的终端用户开发能力。

    商业计划应用程序体系结构

    进行风险投资的知识工人必须把来源于许多不同源的数据组成一个文档。作为一个建立在纸面上的过程，它将是一个漫长而艰辛的信息流动过程，需要it部门的干涉来指出最新的销售结果，还要花许多时间去分析它们、把它们放进图表中、张贴到报告里、再递交给经理。即使是是适应电子化处理，这个过程也是旷日持久的。

    然而，如果你使用一个知识管理应用程序，它把许多种数据库、用户工具、开发工具已经应用服务都融合在一起，只要花数据分析员很短的时间来把它放在一起 -- 而尤其是分析人员是被自动提醒去做这个过程！

    在此向导中你将初步排演的应用方案是由后端提供的数据储存和前端用户工具提供的应用服务组成的。

    下面的表格简要的述说了应用程序的任务、服务以及在演示版本方案中要用到的技术：

    应用程序/技术

    在这个方案中所用到的技术

    frontpage 20xx

    网络站点创建和管理，内容分类

    excel 20xx

    数据分析，数据浏览（pivottable和pivotchart动态查看）

    access 20xx和data access pages

    sql server应用程序开发，基于网络的数据查看

    outlook 20xx

    辅助应用程序开发（脚本，路由），消息和工作流

    internet explorer 5.0

    用来浏览文档和数据的通用网络客户端

    powerpoint® 20xx

    动态报告编辑器

    office 网络组件

    in-browser office 20xx为基于网络页面的应用程序服务的功能

    sql server 7.0 和olap services

    用于数据分析和存储的可以升级并能够信赖的数据库

    internet information services 4.0

    对企业网和国际网传输信息的网络发布系统

    exchange server 5.5 以及脚本和路由对象

    信息传输、协作和工作流程服务

    site server 3.0 search

    跨存储器编目和检索功能

    windowsnt 4.0 文件系统

    安全的和可以升级的网络发布基础

    cdo，ado 和ole db

    用于简化进行辅助和数据服务的基于网络的应用程序的高级对象库

    以后如果你在这个此过程中担任数据分析员的角色时，这将引导你使用这个工作流程处理过程为风险投资企业创建季度销售报告。要完成这点有一大堆的步骤需要做（在本向导后面部分中被分别细述）。

    同时也要注意，在本方案中任务和角色被分配给不同的选手只是解决商务问题的一个可能手段。在风险投资应用中，管理和操作数据的工作被分配给了数人，这比授权于一人更好。例如知识工作者--数据分析员--只是承担着信息处理过程中一个被动的角色，而不用去编写网络工具或者应用程序本身。这些特殊任务都留给了数据库/系统管理员已经网络开发商。而创建和使用这种知识管理应用程序并不是加重it部门的负担，仅是要通过这个方法来进行划分。象frontpage， access和 excel这些被用在这里的工具让一个知识工人使用和让it工作人员使用是同样的容易。

    系统管理员。首先，作为本方案的系统管理员和数据库管理员，你要承担配置服务器应用软件、加载数据和创建用户帐号和电子邮箱的任务。你也要负责网络应用程序开发者的角色，设计并实现工作流程处理以及规划网站。这些将建立系统，并为后面数据分析员和执行管理人员进行他们的工作奠定基础。你也要创建几个组件并将它们组合成知识管理应用程序的形式（从上面的表格已经本向导后面的每个对应模块你可以得到更多的细节）。

    • 基于frontpage 20xx 的分布网站
    • 基于access 20xx 的数据访问页面
    • 基于excel 20xx 网络数据透视表浏览
    • 基于脚本和路由对象交换的工作流程处理

      随后部分将描述你要担任的其它角色及其相应的责任：

      数据库管理员。作为一个数据库管理员，你将使用sql server olap 柱形图向导来为访问用户创建一个数据的柱形图。接着，使用excel 20xx 和 frontpage 20xx，你就可以创建一个附带有那些销售数据透视表的网络页面，并根据分类信息把它存到一个基于frontpage的网站。发送一个信息到交换服务器（带有一个和最新嵌入网页的链接）上的商务计划公用文件夹取消数据分析员将要做的工作流程处理（一个交换服务器脚本）。（请看下面的图表）

      数据分析员。工作流脚本指派任务并传送信息给数据分析员指示在哪里开始。脚本也会使用交换路由对象自动进行季度销售报告的创建和审核过程。脚本自动对商务计划／任务公用文件夹提交一个新的任务，指派数据分析员--这里包含一个指向最近的以提交销售数据网页的指针。同时，一个消息表单被传送给同一个用户--其中包括对数据网页的链接、一个用于更新顾客信息的数据访问页面以及一个脚本按钮，它会把洋新的powerpoint 报告创建到存储的数据中去。当pivottable 视图网页被存储到基于frontpage的网站后，所有的其它文档被存储在公众交换文件夹以供大家访问。（请看下面的图表）

      数据分析员也必须负责完成工作流程处理，最终把报告提交给经理要求批准和进行任务分配。

      第一个任务是用最近的信息更新顾客数据库（要求风险投资企业中全部人员尽心的一个必要的数据维护工作）。在具有数据约束控制的互联网浏览器中单击信息表单上的链接装载数据访问页面（由网络开发者创建） - 它们被链接到动态sql 服务器数据上，从而可以实现交互式的浏览和更新。

      下一步，单击产生报告按钮调用附带着一个销售报告模板的powerpoint，在其中数据分析员必须为新的季度销售更新进行定制。为了添加最新数据，分析员返回到消息表单，并单击指向pivottable 视图网页的链接，此pivottable 视图网页是由数据库管理员创建并发布的。

      由于数据（和视图）可以不丢失格式信息来回地发送给网页和从网页上获得，从而数据分析员可以简单的从网页上拷贝pivottable 到powerpoint 报告上。所以一个简单合适的操作，即在报告上创建一个新的交互式图表，就可以为公众准备好要查看的数据。

      新的报告和图表被自动的存储到交换服务器上商务计划／未决的公众文件夹中；单击提交按钮把消息表单发送给数据分析管理人员等待批准。而管理人员可以通过单击链接来审阅报告，并且假设认为做得不够，就拒绝接收，也就是退回给分析员并重新进行上面的流程。或者管理人员点击批准，这个报告就被存储到商务计划／已批准公用文件夹，并自动发送一个信息给执行委员会分发列表的每个成员，信息中包含有一个对最新销售数据和报告的指针。（请看下面的图表）

      下面你要如何做

      使用一般的术语，下面的校验表概述了使用这个评估向导你将要执行的步骤和措施：

      利用integrated scenario-based setup配置backoffice server 4.5

      应用 sql server 7.0 olap 服务

      安装样本程序文件

      用office 20xx安装一个企业内部网客户端

      使用backoffice server管理器创建用户帐号和电子邮箱

      使用backoffice server管理器创建而填充一个交换服务器分配列表，并建立一个管理层次

      使用access 20xx 管理sql server 并建立一个数据库，接着用sql server 企业管理器装载数据

      使用sql server olap 管理器创建和配置一个olap cube

      用frontpage 20xx创建一个用于商务计划文档、数据和内容检索的部门网站

      通过在网站添加站点服务器搜索页面来增加多数据源搜索能力

      使用网站服务管理器创建一个站点服务器搜索目录

      在frontpage网络中创建页面分类，从而使信息查找更容易

      通过用excel 20xx支持数据分析功能，来创建一个pivottable视图，且pivotchart view 连接到olap cube，并用 office 网络组件自动将其发送到企业网站上

      使用access 20xx跟踪顾客数据来创建一个连接到动态sql服务器数据的数据访问页面，并把它作为一个html对象自动发到网站

      使用outlook 20xx 来管理交换服务并为跟踪软件创建一个公用文件夹

      创建一个定制的powerpoint 20xx 模板，数据分析员将把它用在销售报告上，并把它存储到交换公用文件夹

      使用交换管理器创建一个有组织的对象库来存储应用程序对象

      使用交换路由对象、基于vbscript的交换脚本代理以及定制格式在outlook 20xx创建商业计划应用程序

      利用跟踪软件、管理分层（用户帐号）、excel和outlook来共同实现创建季度销售更新报告的自动工作流程处理过程