商业信函特点及写作的注意事项

【经理人职场-讯】在行销学中，商业信函直邮行销法应用的比较多。那么商业信函直邮行销法的优势体现在那些方面，商务信函的特点优势什么，注意事项又是怎样的呢?

业务优势

所谓商业信函直邮行销法即是把一个公司的产品求购、招商引资等资料直接寄到能做决策的企业相关的负责人或终端用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他方式完成商业交易。这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。它的好处主要就是：与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。由于它是一种书面资料，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。

商务函电

商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

商务信函的写作需要注意以下几点标准：

(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

(2)简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

(5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

商务信函写作的注意事项

1.句子不要零碎。 例子: he decided not to audit the last ten contracts. because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：he decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

2.切忌主客不分或模糊。例子: deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (we决定呀, 不是report.)

3.结构对称,令人容易理解。例子: the owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: the owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如: an authorized person must show that they have security clearance. 应改为 authorized persons must show that they have security clearance.

6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7.标点要准确。例如: he did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: he did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9.大小写要注意。除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: must change to os immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

10.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。【经理人职场-office.icxo.com】