总裁办公会会议管理手册

总裁办公会会议管理手册

为规范办公秩序，提高工作效率，依据有关规章制度，结合公司实际，制定本手册。　　

本手册是组织总裁办公会的基本依据。总裁办公室对本手册的实施负有检查和监督责任，所属人员必须各司其职，认真贯彻落实，并在执行中进一步改进完善。　　

一、 职权和议事范围　　

（一） 总裁办公会是总裁在职权范围内，对所属各部门、分/子公司、人员和工作实行全面领导，对重要事项进行集体议事的会议。　　

（二） 总裁办公会讨论和决定下列事项：　　

1. 公司经营管理重大议题。　　

2. 沟通传达公司经营管理重要信息。　　

3. 重大人事安排或机构调整。　　

4. 临时性、突发性事务。　　

5. 对内部制度的重要修改建议。　　

6. 其他必须由总裁办公会讨论决定的问题。　　

二、 会议组织程序和要求　　

（一） 总裁办公会开会时间一般为每月第二周下午2：00（时间约2个小时）。　　

（二） 总裁办公会参会人员为总裁班子成员，根据议题需要，可特邀董事局、监事会成员、顾问、总监、有关部门、分/子公司负责人和其他人员列席参加时，由总裁办公室负责界定参会人员名单并提前通知。　　

（三） 总裁办公会由总裁主持，总裁办公会讨论和决定问题，通常按照确定议题、准备预案、提前通知、充分酝酿、会议发言、形成决议的程序进行。　　

（四） 总裁办负责总裁办公会的文书整理、信息传递和会议记录等保障服务工作。　　

（五） 北京市内参会人员集中在总部开会，外阜人员可以通过视频参会。　　

（六） 会议要求：　　

1．总裁办公室于会前10天向各总裁秘书发准备议题邮件，会前回收议题，按议题紧要程度排序汇总。议题及相关方案附件如不清楚或不完整的，要及时沟通，搞清弄懂。会前4至5天将议题、议程、参会人员名单及座次、经费预算、有关预案报俞总审核后，报王总审批。　　

2．重要议题提交总裁办公会讨论前，要组织深入调研，进行科学论证，明确具体方案建议，必要时由有关人员到会作出说明。　　

3．总裁办公会议题由总裁最终确定。总裁办公室提前三天将议题通知参会人员，必要时附上会议讨论议题的预案。参会人员接到议题和预案后，进行必要的准备。会议准备期三天内如有临时议题经总裁确定后可进行调整。　　

4．参会人员不得请假，不得由他人替代参会。遇有极特殊情况不能到会时需经总裁批准，并用书面形式表达对相关议题的意见，或委托相关人员征求议题。　　

5．总裁办公会发言与决议情况，要有完整准确记录。会议记录由总裁办公室负责保存，保存地点为公司档案室。查阅会议记录，须经总裁批准。　　

三、 会议纪要的落实情况　　

（一） 总裁办公会作出的决议，在一个工作日内由总裁办公室负责形成会议记要，经会议主持人审批后，在会后两个工作日内下发相关人员或单位。　　

（二） 总裁办公会作出的会议决议需落实到具体责任人（包括获得授权的副总裁、总裁助理、下属各分/子公司负责人）组织认真贯彻执行。　　

（三） 具体责任人需对各自落实的决议内容进行细化和分解，明确负责人、完成时限和标准，统一调度力量，形成整体合力。　　

（四） 参会人员要严守会议纪律，对会议内容除按规定的范围传达外，不得以任何形式向外泄露，不得在公司散布不同意见和不满情绪。　　

（五） 总裁办公室对决议落实情况及时检查督促，确保总裁办公会决议的贯彻落实。